KOMUNIKATY - INFORMACJE

ZARZĄDZENIE Nr 42/2023
WÓJTA GMINY ROKIETNICA
z dnia 21 marca 2023 roku

w sprawie: ogłoszenia otwartego konkursu ofert w formie wsparcia realizacji zadania publicznego wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej w zakresie organizacji zajęć sportowo-rekreacyjnych kierowanych do dzieci i młodzieży

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 40), art. 11 ust. 1 pkt 1 i art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1327 z późn. zm.) oraz na podstawie Uchwały Nr LIX/494/2022 Rady Gminy Rokietnica z dnia 7 listopada 2022 roku w sprawie uchwalenia rocznego programu współpracy Gminy Rokietnica z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami określonymi w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, prowadzącymi działalność pożytku publicznego na terenie Gminy Rokietnica, na rok 2023,

zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. Ogłaszam otwarty konkurs ofert w formie wsparcia realizacji zadania publicznego przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w zakresie organizacji zajęć sportowo-rekreacyjnych, kierowanych do dzieci i młodzieży, określonych w programie współpracy Gminy Rokietnica z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na terenie Gminy Rokietnica na rok 2023.

2. Do konkursu mogą przystąpić organizacje pozarządowe oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, prowadzące działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem.

3. Warunki konkursu oraz nazwy zadań publicznych zlecanych do realizacji określa się w ogłoszeniu otwartego konkursu ofert, stanowiącego Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

4. Ogłoszenie publikuje się poprzez jego zamieszczenie:

1) w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy Rokietnica (http://bip.rokietnica.pl);

2) na stronie internetowej (http://www.rokietnica.pl) w zakładce: DLA MIESZKAŃCA / ORGANIZACJE POZARZĄDOWE / KOMUNIKATY – INFORMACJE;

3) na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy Rokietnica.

§ 2. Oferty należy złożyć w zaklejonych kopertach, z dopiskiem „Otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych wspierania i upowszechniania kultury fizycznej w roku 2023, w zakresie organizacji zajęć sportowo-rekreacyjnych kierowanych do dzieci i młodzieży” na formularzu zgodnym z Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 29 października 2018 roku w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).

§ 3. W celu opiniowania złożonych ofert zostanie powołana Komisja Konkursowa w drodze odrębnego Zarządzenia Wójta Gminy Rokietnica.

§ 4. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

/-/ Wójt Gminy Rokietnica
Bartosz Derech

Załącznik Nr 1
do zarządzenia Nr 42/2023
Wójta Gminy Rokietnica
z dnia 21 marca 2023 r.

OGŁOSZENIE

OTWARTEGO KONKURSU OFERT

Wójt Gminy Rokietnica

działając na podstawie art. 11 ust. 2, art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1327 z późn. zm.) oraz Uchwały Nr LIX/494/2022 Rady Gminy Rokietnica z dnia 7 listopada 2022 roku w sprawie uchwalenia rocznego programu współpracy Gminy Rokietnica z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami określonymi w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, prowadzącymi działalność pożytku publicznego na terenie Gminy Rokietnica, na rok 2023

ogłasza

OTWARTY KONKURS OFERT

W FORMIE WSPARCIA

realizacji zadania publicznego: „wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej”

w zakresie organizacji zajęć sportowo-rekreacyjnych kierowanych do dzieci i młodzieży

przez organizacje pozarządowe i inne uprawnione podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego (podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) na terenie Gminy Rokietnica.

I. Rodzaj zadania i wysokość środków publicznych, które Gmina Rokietnica ma zamiar przeznaczyć na realizację tego zadania, termin realizacji zadania oraz cel i dopuszczalne rezultaty zadania.

Rodzaj zadania: Wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej

W roku 2023 przeznacza się środki na realizację zadania publicznego „wpieranie i upowszechnianie kultury fizycznej” przeznaczonych dla mieszkańców Gminy, w zakresie organizacji zajęć sportowo-rekreacyjnych kierowanych do dzieci i młodzieży.

Adresatami zadania mogą być wyłącznie mieszkańcy Gminy Rokietnica (w ofercie należy podać planowaną liczbę uczestników zadania).

Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania – do 10 000,00 zł.

Termin realizacji zadania: czerwiec – grudzień 2023 r.

Cel zadania to wsparcie prowadzenia zajęć aktywności fizycznej dzieci i młodzieży – mieszkańców Gminy Rokietnica.

Obligatoryjne rezultaty zadania to zorganizowanie cyklicznych zajęć (prowadzonych w wymiarze minimum 1 raz w tygodniu) w zakresie wspierania i upowszechniania kultury fizycznej w sposób nieprzerwany*⁾ przez minimum 2 miesiące.

*⁾ z uwzględnieniem ryzyka związanego z obostrzeniami związanymi z panującym na terenie Rzeczypospolitej Polskiej stanem epidemii lub stanem zagrożenia epidemiologicznego wywołanego zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 do czasu ich prawnego obowiązywania.

Rekomendowany sposób monitorowania rezultatów to wszelkie źródła informacji potwierdzające przeprowadzenie zajęć/treningów (np. dzienniki zajęć, listy przeprowadzonych zajęć/treningów, zdjęcia, materiały prasowe, itp.) oraz wszelkie źródła informacji potwierdzające uczestnictwo zajęciach/treningach.

Zadanie uznaje się za zrealizowane jeżeli oferent zrealizuje 90% założonych w ofercie rezultatów. Nieosiągnięcie rezultatów w ww. wymiarze, może rodzić konsekwencję proporcjonalnego zwrotu przyznanych środków.

II. Informacja o zrealizowanych zadaniach publicznych tego samego rodzaju co zadanie konkursowe i związanych z nimi kosztach, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

1. w roku poprzedzającym ogłoszenie otwartego konkursu ofert – 320 000,00 zł.

2. w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert – 316 000,00 zł.

III. Zasady przyznawania dotacji.

1. Forma zlecenia realizacji zadań publicznych: wsparcie.

2. Postępowanie w sprawie przyznania dotacji odbywać się będzie zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1327 z późn. zm.).

3. W otwartym konkursie mogą uczestniczyć organizacje pozarządowe oraz podmioty określone w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1327 z późn. zm.), które prowadzą działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem i zamierzają realizować zadanie na rzecz mieszkańców Gminy Rokietnica.

4. W otwartym konkursie ofert, zwanym dalej konkursem, mogą uczestniczyć organizacje pozarządowe oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwane dalej oferentami, które łącznie spełniają następujące warunki formalne:

1) prowadzą działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem i zamierzają realizować zadanie na rzecz mieszkańców Gminy Rokietnica;
2) złożą ofertę w terminie, a działania zaplanują w okresie wskazanym w ogłoszeniu konkursowym;
3) przedstawią ofertę poprawnie sporządzoną na formularzu zgodnym ze wzorem określonym w aktualnym rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego;
4) złożą ofertę podpisaną przez wszystkie osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta;
5) prawidłowo oszacują wkład własny i kwotę dofinansowania w ramach dotacji;
6) załączą poprawnie wypełnione załączniki, tj.:

• aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (jedynie w sytuacji gdy nie jest on dostępny w elektronicznej bazie Ministerstwa Sprawiedliwości) albo zaświadczenie o wpisie do właściwej ewidencji,
• kopię umowy lub statut spółki – w przypadku gdy oferent jest spółką prawa handlowego, o której mowa w art. 3 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

5. Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę w zadaniu.
6. Kwota wnioskowanej dotacji w przypadku jednej oferty nie może przekroczyć 90% całkowitego kosztu realizacji tej oferty, przy czym finansowy udział środków własnych oferenta bądź pozyskanych z innych źródeł nie może być mniejszy niż 10% całkowitego kosztu realizacji zadania ujętego w ofercie (należy wykazać co najmniej 10% finansowych środków własnych bądź pozyskanych z innych źródeł; nie dopuszcza się zamiany wkładu finansowego na wkład osobowy, w tym wycenę pracy społecznej członków; zadeklarowany wkład własny musi zostać wykorzystany w trakcie realizacji zadania).
7. Za inne środki finansowe uznaje się: środki finansowe własne, środki finansowe z innych źródeł publicznych, pozostałe środki finansowe. Nie dopuszcza się pobierania świadczeń pieniężnych (odpłatności za udział) od odbiorców zadania publicznego. Do innych środków finansowych nie zalicza się wkładu osobowego, w tym świadczeń wolontariuszy i pracy społecznej członków. W kalkulacji kosztów w ofercie nie dopuszcza się wyceny wkładu rzeczowego.
8. Oferty, które spełnią wymogi formalne oceniane będą pod względem merytorycznym w kategoriach:

1) możliwości realizacji zadania publicznego przez Oferenta,

2) kalkulacji kosztów realizacji zadania publicznego,

3) propozycji jakości wykonywania zadania,

4) dotychczasowej współpracy Oferenta z samorządem.

9. Wysokość przyznanej dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku organizacja pozarządowa lub podmiot określony w art. 3 ust. 3. Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie zobowiązany jest do przedstawienia zaktualizowanego kosztorysu i/lub harmonogramu realizacji zadania publicznego w wyznaczonym przez Zleceniodawcę terminie. Nieprzedłożenie zaktualizowanego kosztorysu i/lub harmonogramu w wyznaczonym terminie jest jednoznaczne z rezygnacją z przyznanej dotacji.
10. W ramach dotacji będą finansowane wyłącznie koszty bezpośrednio związane z realizacją zadania. Środki z przyznanej dotacji mogą być wydatkowane wyłącznie na pokrycie wydatków:

1) niezbędnych do realizacji zadania;

2) przewidzianych w ofercie, uwzględnionych w kosztorysie stanowiącym załącznik do umowy zawartej pomiędzy Oferentem a Gminą Rokietnica;

3) spełniających wymogi racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

4) faktycznie poniesionych w terminie realizacji zadania i zapłaconych nie później niż 14 dni po jego zakończeniu, jednak w terminie nie późniejszym niż przed zakończeniem roku budżetowego;

5) możliwych do zidentyfikowania i zweryfikowania oraz popartych dowodami księgowymi i wykazanych w dokumentacji finansowej oferenta;

6) związanych z kosztami obsługi zadania, w tym kosztami administracyjnymi (m.in.: wykonywanie zadań administracyjno-nadzorczo-kontrolnych, obsługa prawna i finansowa zadania), jednak w kwocie nie większej niż 5% przyznanej dotacji.

11. W kosztorysach dotyczących wnioskowanej dotacji mogą być uwzględniane przede wszystkim następujące koszty:

1) płace osób prowadzących zajęcia w ramach realizowanego zadania;

2) wynajem obiektu;

3) zakup sprzętu niezbędnego do prowadzenia zajęć – sprzęt musi zostać zakupiony w możliwie najszybszym terminie od podpisania umowy. W ramach dotacji nie dopuszcza się wnioskowania o zakup środków trwałych w wysokości powyżej 3.500 zł;

4) wypożyczenie sprzętu niezbędnego do realizacji zadania;

5) koszty ubezpieczenia NW i OC dla osób uczestniczących w zajęciach.

12. Dotacji ze środków Gminy Rokietnica nie można przeznaczyć w szczególności na:

1) zobowiązania powstałe przed terminem rozpoczęcia zadania;

2) budowę, zakup budynków lub lokali, zakup gruntów;

3) wydatki związane z działalnością gospodarczą;

4) wydatki związane z działalnością polityczną;

5) odsetki od zobowiązań uregulowanych po terminie płatności;

6) koszty kar i grzywien, koszty egzekucji komorniczej i administracyjnej, a także koszty procesów sądowych oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień;

7) wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marżę finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe;

8) realizację inwestycji, z wyłączeniem inwestycji związanych z bezpośrednią realizacją zadań publicznych, na które dotacja została przyznana;

9) pokrycie kosztów biura, z wyłączeniem bezpośrednich kosztów związanych z realizacją zadania publicznego, na które dotacja została przyznana;

10) lokaty terminowe;

11) odliczony podatek VAT;

12) zadania inne niż zlecone w umowie.

13. W przypadku, gdy w ramach zadania Oferent wnioskuje o dofinansowanie sprzętu sportowego, wówczas organizacja zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji sprzętu zakupionego z dotacji Gminy Rokietnica.
14. Warunkiem przyznania dotacji jest zawarcie umowy z zachowaniem formy pisemnej według wzoru określonego Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z 24 października 2018 roku w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
15. W ramach konkursu zgłaszać można oferty, których kwota wnioskowanej dotacji nie przekracza kwoty 10 000,00 zł.
16. Zajęcia sportowe w ramach przedkładanego w ofercie projektu muszą odbywać się w sposób nieprzerwany przez okres minimum 2 miesięcy.
17. Zajęcia w każdej zgłoszonej grupie muszą być prowadzone w wymiarze minimum 1 raz w tygodniu.
18. Oceniana będzie atrakcyjność programowa ofert i ich dostosowanie do potrzeb osób uczestniczących w zadaniu.
19. Wymagane jest prowadzenie dokumentacji dotyczącej realizowanego zadania, która w szczególności winna zawierać imiona i nazwiska uczestników oraz tematy zajęć. Dane muszą być uzyskane za zgodą uczestników zajęć.
20. Pełną odpowiedzialność za wykonanie zadania oraz za bezpieczeństwo uczestników zajęć ponosi organizator, który zobowiązany jest do ich ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków, na zasadach ogólnych.
21. Zakres rzeczowy, finansowy i termin realizacji zadania zawarty w ofercie, nie może być zbieżny z ofertą, która uzyskała dotację w wyniku konkursu ofert przeprowadzonego w jakiejkolwiek innej komórce organizacyjnej Urzędu Gminy Rokietnica.
22. Oferent nie może ubiegać się o środki finansowe z innych jednostek organizacyjnych Urzędu Gminy Rokietnica na realizację elementów zadania konkursowego wskazanego w ofercie.

IV. Termin i warunki realizacji zadania.

1. Zadanie powinno być wykonane w roku 2023, przy czym początek realizacji zadania opisanego w ofercie może nastąpić nie wcześniej niż 01.06.2023 roku, a zakończenie zadania musi nastąpić do dnia 31.12.2023 roku. Do kosztów kwalifikowalnych zadania będą zaliczane tylko wydatki poniesione od terminu rozpoczęcia zadania.
2. Zadanie winno być zrealizowane z najwyższą starannością w zakresie opisanym w ofercie zgodnie z zawartą umową oraz z obowiązującymi standardami i przepisami. Szczegółowe warunki realizacji zadania zostaną zawarte w umowie według wzoru określonego w określonego Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z 24 października 2018 roku w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
3. Oferent przyjmując zlecenie do realizacji, zobowiązuje się do jego wykonania w trybie i na zasadach określonych w umowie.
4. Jeżeli dany wydatek finansowy wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego nie jest równy z kosztem określonym w odpowiedniej pozycji kosztorysu, to uznaje się go za zgodny z umową wtedy, gdy nie nastąpiło jego zwiększenie o więcej niż 20% (z zachowaniem kwoty dotacji, bez konieczności aneksowania umowy). Powyższe przesunięcia nie mogą zwiększać wysokości środków przewidzianych na pokrycie kosztów obsługi zadania, w tym kosztów administracyjnych i wynagrodzeń za czynności związane z obsługą zadania.
5. Przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami w kosztorysie, które przekroczą 20%, wymagają pisemnej zgody realizatora konkursu ofert, po wcześniejszym złożeniu przez zleceniobiorcę stosownego wniosku wraz z uzasadnieniem. Oferent zobligowany jest przedstawić zaktualizowany budżet oferty po uzyskaniu zgody na wprowadzenie zmian. Zmiany powyższe nie wymagają sporządzenia aneksu.
6. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane zmiany w zakresie sposobu i terminu realizacji zadania. Wprowadzone zmiany nie mogą zmieniać istoty zadania publicznego. Istotne zmiany wymagają zgłoszenia w formie pisemnej i uzyskania zgody Gminy Rokietnica. Oferent zobligowany jest przedstawić zaktualizowany zakres działań/harmonogramu po uzyskaniu zgody na wprowadzenie zmian. Zmiany nie wymagają aneksu do umowy, chyba, że wpłyną na czas trwania zadania. Termin realizacji zadania nie może być dłuższy niż 31.12.2023 r.
7. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonane zmiany w zakresie przyjętych rezultatów zadania publicznego. Zmiany powyżej 10% poszczególnych założonych rezultatów wymagają zgody Gminy Rokietnica. Zmiany nie wymagają aneksu do umowy.
8. W trakcie wykonywania zadania oraz po jego realizacji Wójt Gminy Rokietnica lub osoba przez niego upoważniona ma prawo do kontroli wykonywania zadania w zakresie zgodności z umową, efektywności i rzetelności oraz jakości wykonania zadania, prawidłowości wykorzystania przekazanych środków finansowych oraz sposobu prowadzenia dokumentacji.
9. Wszystkie stwierdzone uchybienia w realizacji zadań zleconych wpływają na ogólną ocenę zleceniobiorcy przy zlecaniu i przy udzielaniu środków finansowych w kolejnych latach.
10. Zadanie publiczne nie może być zrealizowane przez podmiot niebędący stroną umowy, chyba, że umowa zezwala na wykonanie określonej części zadania przez taki podmiot.
11. Podmiot realizujący zlecone zadanie zobowiązuje się do niezwłocznego pisemnego informowania Zleceniodawcy o:
    1. planowanych zmianach mających istotny wpływ na przebieg realizacji zadań, w szczególności o zmianach dotyczących osób odpowiedzialnych za realizację projektu, miejscu realizacji zadania oraz zakresu rzeczowego i finansowego realizowanego zadania, w celu uzyskania zgody,
    2. dokonanych zmianach, dotyczących osób reprezentujących podmiot realizujący zadanie oraz innych danych teleadresowych,
    3. ewentualnych wydarzeniach losowych, które mogą wpłynąć na realizację zadania.
12. Wymaga się, by Zleceniobiorca wszechstronnie informował opinię publiczną o dotacji otrzymanej ze środków budżetu Gminy Rokietnica.
13. Podmiot, który otrzyma dotację na realizację zadania jest zobowiązany zamieszczać w sposób czytelny informację, iż realizowany projekt jest dofinansowany z budżetu Gminy Rokietnica. Informacja, wraz z logotypem Gminy Rokietnica, powinna być zawarta w wydawanych w ramach zadania publikacjach, materiałach informacyjnych, promocyjnych, poprzez media, w tym na stronie internetowej zleceniobiorcy, jak również stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji tablicę lub przez ustną informację kierowaną do odbiorców w następującym brzmieniu: „Zadanie (nazwa zadania) zostało/jest współfinansowane ze środków budżetu Gminy Rokietnica”. Logotyp dostępny jest na stronie: http://rokietnica.pl.
14. Oferent ma obowiązek dostosowywania oferty do obowiązujących w Polsce obostrzeń związanych z epidemią koronawirusa SARS-CoV-2, w szczególności śledzenia komunikatów, wytycznych i zaleceń Ministerstwa Zdrowia, Głównego Inspektora Sanitarnego i innych właściwych służb i organów. W przypadku uzyskania dotacji Oferent jest zobowiązany do przekazania odbiorcom zadania publicznego informacji dotyczących obostrzeń związanych z sytuacją epidemiczną.

V. Termin i warunki składania ofert.

1. Oferty dotyczące realizacji zadań publicznych Gminy Rokietnica w zakresie zadań objętych niniejszym Konkursem należy złożyć w postaci papierowej w zaklejonych kopertach, z dopiskiem „Otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych wspierania i upowszechniania kultury fizycznej w roku 2023, w zakresie organizacji zajęć sportowo-rekreacyjnych, kierowanych do dzieci i młodzieży do dnia
   11 kwietnia 2023 r., do godziny 15.30 w Biurze Obsługi Interesanta (Budynek C) Urzędu Gminy Rokietnica, ul. Golęcińska 1 – osobiście lub za pośrednictwem poczty (UWAGA: o przyjęciu oferty decyduje data i godzina wpływu do Urzędu Gminy Rokietnica, NIE data stempla pocztowego). Oferty przesłane drogą elektroniczną lub faksem NIE będą rozpatrywane. Oferta wypełniona w sposób czytelny składana jest wg wzoru zawartego w rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z 24 października 2018 roku w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057). Wzór dostępny na stronie www.rokietnica.pl (w zakładce: DLA MIESZKAŃCA / ORGANIZACJE POZARZĄDOWE / KOMUNIKATY – INFORMACJE).
2. Ofertę podpisują osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu składającego ofertę.
3. Osoby uprawnione do podpisania oferty, nie dysponujące pieczątkami imiennymi, podpisują się czytelnie pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionych przez nie funkcji w danej organizacji pozarządowej.
4. Kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem na każdej ze stron (ze wskazaniem imienia, nazwiska oraz formułą „za zgodność z oryginałem” i podpisem osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu).
5. W ofercie należy udzielić odpowiedzi na wszystkie pytania. Jeśli pytanie nie dotyczy Oferenta lub zgłaszanego przez niego projektu, należy wpisać „nie dotyczy”.
6. Do konkursu ofert mogą być składane oferty, w których termin realizacji zadania jest zgodny z terminem realizacji zadania określonym w ogłoszeniu.
7. Oferta nie podlega opiniowaniu i zostaje odrzucona z powodu następujących błędów formalnych:

1) złożenie po upływie wyznaczonego terminu;

2) niewypełnienie wszystkich punktów formularza oferty;

3) złożenie w sposób niezgodny z wymaganiami zawartymi w ogłoszeniu o konkursie;

4) złożenie na niewłaściwym formularzu;

5) złożenie przez podmiot nieuprawniony;

6) niezgodności z warunkami udziału w konkursie;

7) złożenie przez Oferenta, który nie prowadzi działalności statutowej w dziedzinie objętej konkursem;

8) złożenie oferty na zadanie, które nie jest realizowane na rzecz Gminy Rokietnica lub jej mieszkańców;

9) złożenie oferty na zadanie, którego termin realizacji nie mieści się w przedziale czasowym wskazanym w ogłoszeniu;

10) wnioskowana przez Oferenta kwota dofinansowania nie spełnia kryterium określonego w ogłoszeniu konkursowym;

11) złożenie oferty niepodpisanej przez osoby uprawnione;

12) nie załączenie wymaganych załączników wskazanych w ogłoszeniu konkursowym lub złożenie ich niekompletnych.

8. Do ofert, które podlegają jednokrotnemu usunięciu braków i nieprawidłowości należą te, w których:

1) dokonano nieprawidłowego poświadczenia załączonych kopii dokumentów „za zgodność z oryginałem”;

2) zaistniała oczywista omyłka pisarska i rachunkowa.

9. Braki formalne i nieprawidłowości wskazane w ust. 8 ogłoszenia mogą zostać usunięte w terminie do 3 dni od daty otrzymania przez Oferenta powiadomienia o konieczności uzupełnienia oferty (powiadomienie może być przekazane drogą pisemną lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej).

10. Nie ma możliwości wymiany ofert, tj. złożenia innej oferty w miejsce już doręczonej do Gminy Rokietnica.

11. Nieuzupełnienie wszystkich wskazanych braków i nieprawidłowości lub uzupełnienie ich po terminie skutkuje odrzuceniem oferty na etapie oceny formalnej.

12. Oferent nie może posiadać wymagalnego zadłużenia wobec Gminy Rokietnica (Urzędu Gminy Rokietnica i jednostek organizacyjnych), Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

13. Wobec Oferenta nie mogą być prowadzone egzekucje sądowe, administracyjne bądź zajęcia wierzytelności.

14. Gmina Rokietnica zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zawarcia umowy lub natychmiastowego jej rozwiązania, jeżeli po zakończeniu procedury konkursowej do Urzędu Gminy Rokietnica wpłynie informacja o wymagalności zadłużenia oferenta wobec Gminy Rokietnica (Urzędu Gminy Rokietnica i jednostek organizacyjnych), Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub zostanie wobec oferenta rozpoczęta egzekucja sądowa, administracyjna bądź zajęcie wierzytelności.

VI. Termin, tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert.

1. Rozstrzygnięcie konkursu przewiduje się w terminie do dnia  28 kwietnia 2023 roku.
2. Złożone oferty opiniuje Komisja Konkursowa powołana przez Wójta Gminy Rokietnica w drodze Zarządzenia.
3. Wszystkie oferty złożone zgodnie z przepisami zawartymi w punkcie IV. zostaną ocenione przez Komisję Konkursową pod względem formalnym i merytorycznym.
4. Komisja Konkursowa ocenia:

1. możliwości realizacji zadania publicznego przez Oferenta,
2. kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego,
3. propozycję jakości wykonywania zadania,
4. dotychczasową współpracę Oferenta z samorządem.

5. Szczegółowe kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru ofert:
   1. Jako priorytetowe zadanie wyznacza się zagospodarowanie czasu wolnego dzieci i młodzieży – mieszkańców Gminy Rokietnica poprzez organizację cyklicznych zajęć w okresie uwzględniającym wakacje letnie – 30 pkt

• 2. Możliwość realizacji zadania publicznego przez Oferenta – max 20 pkt
• rzetelność przedstawionego opisu zadania, w tym jego charakterystyki, potrzeb wskazujących na konieczność wykonania zadania,
• szczegółowość opisu grup adresatów,
• rzetelność przedstawionego harmonogramu, w tym opis poszczególnych działań w zakresie realizacji zadania,
• przewidywana liczba uczestników zadania,
• zakładane cele i rezultaty realizacji zadania,
• zgodność założonych rezultatów z celami zadania i ogłoszeniem o konkursie oraz ich realność,
• doświadczenie w prowadzeniu działalności statutowej zgodnej z rodzajem zadania wskazanym w ogłoszeniu konkursowym,
• zasoby osobowe (w tym wkład osobowy), rzeczowe i finansowe oferenta, które będą wykorzystane do realizacji zadania.
  3. Kalkulacja kosztów realizacji zadania publicznego – max 25 pkt
• rzetelność i przejrzystość przedstawionej kalkulacji kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego realizowanego zadania,
• różnorodność działań, atrakcyjność programu w odniesieniu do kosztu realizacji zadania,
• szczegółowość planu rzeczowego zadania (m.in. czy projekt jest przejrzysty, czy harmonogram określa terminy rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych działań wraz z liczbowym określeniem skali działań np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, liczba adresatów),
• szczegółowość planu finansowego zadania (m.in. czy budżet jest czytelny, poszczególne pozycje są dostatecznie opisane, czy każdy wydatek ma odniesienie do działania, czy wszystkie pozycje budżetowe są uzasadnione);
• koszt realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem stawek i kosztów wynagrodzeń,
• racjonalność i niezbędność przedstawionych kosztów z perspektywy założonych działań,
• prawidłowa kwalifikacja kosztów do poszczególnych kategorii kosztów,
• adekwatność i realność wysokości przyjętych w kalkulacji stawek.
• wysokość planowanego przez oferenta wkładu osobowego, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków.
  4. Proponowana jakość wykonania zadania – max 20 pkt

• uzasadnienie potrzeby realizacji zadania, w tym przeprowadzona diagnoza sytuacji i potrzeb odbiorców zadania,
• zgodność odbiorców zadania z wymaganiami zawartymi w ogłoszeniu konkursowym,
• opis odbiorów zadania oraz metody i narzędzia ich rekrutacji,
• spójność, realność zaplanowanych działań oraz realność harmonogramu,
• sposób monitoringu zgodności założonych rezultatów z celami zadania i ogłoszeniem o konkursie,
• analiza ryzyk występujących w związku z realizacją zadania, w tym ryzyka związanego z obostrzeniami związanymi z nadal panującym na terenie Rzeczypospolitej Polskiej stanem epidemii wywołanym zakażeniami wirusem SARS-CoV-2,
• komplementarność zadania z innymi działaniami organizacji lub lokalnych instytucji
• zasoby kadrowe do wykorzystania przy realizacji zadania (kwalifikacje i doświadczenie),
• zasoby lokalowe i rzeczowe do wykorzystania przy realizacji zadania,
• atrakcyjność programów planowanych do realizacji przedsięwzięć,
• przystępność i otwartość w stosunku do uczestników i widzów,
• adekwatność skali planowanych do realizacji działań wobec liczebności grupy adresatów.
  5. Dotychczasowa współpraca Oferenta z samorządem – max 5 pkt
• dotychczasowe doświadczenia Oferenta w realizacji zadań podobnego rodzaju,
• dotychczasowe doświadczenie Gminy Rokietnica we współpracy z Oferentem,
• solidność wywiązywania się z obowiązku informowania Gminy Rokietnica o stanie zaawansowania realizacji projektu oraz komunikowania o finansowaniu zadania
• ze środków dotacji udzielonej przez Gminę Rokietnica,
• rzetelność, terminowość wykonywania zadań,
• prawidłowość rozliczenia otrzymanych na ten cel środków finansowych.

* Oferent, który nie realizował zleconych zadań publicznych w latach poprzednich otrzymuje 0 punktów.

Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w konkursie wynosi 100 pkt. Dotacja może być przyznana tylko w przypadku uzyskania przez ofertę nie mniej niż 55 punktów możliwych do uzyskania w konkursie.

W ramach konkursu nie jest oceniana:

• wysokość planowanego przez oferenta udziału środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego,
• wysokość planowanego przez oferenta wkładu rzeczowego.

6. Komisja Konkursowa może zmienić wysokość i zakres realizacji zadania w stosunku do złożonej oferty. Zmiana zakresu realizacji zadania nie może naruszać istoty zadania przedstawionego w ofercie. Przed podpisaniem umowy zmiana ta wymaga zaktualizowania kosztorysu i harmonogramu realizacji zadania przez Oferenta.
7. Komisja Konkursowa opiniuje wszystkie oferty i tworzy listę rankingową.
8. Komisja Konkursowa przedkłada listę do zatwierdzenia Wójtowi Gminy Rokietnica.
9. Ostateczną decyzję o przyznaniu i wysokości dotacji podejmuje Wójt Gminy z zachowaniem zasad wskazanych w pkt 6.
10. Dodatkowe informacje dotyczące rezultatów realizacji zadania publicznego są wymagane.
11. Wkład rzeczowy w realizację zadania publicznego nie jest wymagany.
12. Konkurs ofert może zostać unieważniony przez Wójta bez podania przyczyny, w szczególności gdy nie zostanie złożona żadna oferta lub żadna ze złożonych ofert nie spełni wymogów zawartych w ogłoszeniu bądź zmienią się podstawy prawne udzielania dotacji w Gminie Rokietnica.
13. Wyniki konkursu zostaną podane do publicznej wiadomości w formie zarządzenia umieszczonego w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej www.rokietnica.pl (zakładka „DLA MIESZKAŃCA / ORGANIZACJE POZARZĄDOWE / KOMUNIKATY – INFORMACJE”) oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Rokietnicy.

Uwagi:

Obowiązkiem każdej organizacji pozarządowej realizującej zadanie publiczne finansowane ze środków dotacji jest zapewnienie dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Dostępność musi być zapewniona co najmniej w minimalnym wymiarze, o którym mowa w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

W indywidualnym przypadku, jeśli organizacja nie jest w stanie, w szczególności ze względów technicznych lub prawnych, zapewnić dostępności osobie ze szczególnymi potrzebami w zakresie, o którym mowa w art. 6 ustawy o dostępności, podmiot ten jest zobowiązany zapewnić takiej osobie dostęp alternatywny.

/-/ Wójt Gminy Rokietnica
Bartosz Derech