Aktualności

Urząd z POWER-em, e-usługami i nowym Biurem Obsługi Interesanta

data publikacji: 21/05/2018

KATEGORIA: Fundusze UE

 

Zmieniamy się dla Was
Urząd z POWER-em, e-usługami i nowym Biurem Obsługi Interesanta

Wielokrotnie deklarowana troska o jakość świadczonych przez Urząd Gminy Rokietnica usług, czyli mówiąc wprost – o poziom satysfakcji klienta, oprócz znanych dotychczas form, metod i już wdrożonych standardów, zyska nowy wymiar. Planowane rozwiązania, umożliwią z jednej strony przeorientowanie możliwości i sposobu załatwienia u nas wielu spraw, z drugiej zaś zmienią wewnętrzną organizację Urzędu. Ich skalę, z racji stopnia i istotności, uznać należy za znaczącą.

  • Cyfryzacja za unijne wsparcie. WRPO i POWR

Wspólną cechą modyfikacji kontaktu na linii Urząd – klient jest cyfryzacja, czyli umożliwienie w stopniu znaczącym korzystania z usług Urzędu także drogą elektroniczną. Kolejnym wyróżnikiem – wykorzystanie do wdrożenia nowych rozwiązań programów unijnych o znaczącym poziomie dofinansowania. Jeszcze w listopadzie 2016 r. złożyliśmy wniosek do WRPO w ramach Osi Priorytetowej 2: Społeczeństwo informacyjne, Działania 2.1. Rozwój elektronicznych usług publicznych, Poddziałania 2.1.1. Rozwój elektronicznych usług publicznych. By zwielokrotnić szanse na uzyskanie unijnego wsparcia, przystąpiliśmy do realizacji objętego nim projektu o nazwie „Rozwój i integracja systemów informatycznych wspierających komunikację elektroniczną”, w partnerstwie 17 gmin. Wartość naszych wspólnych działań opiewa na niebagatelna kwotę ponad 11,5 mln zł, w której, jako zadanie 11: „Rozwój elektronicznych systemów obsługi obywateli oraz systemów wspomagających funkcjonowanie Gminy Rokietnica”, realizować będziemy zamówienia na kwotę ponad 0,5 mln zł. Poziom dofinansowania sięgnie ok 350 tys. zł. Obejmie zarówno zakup systemów informatycznych, urządzeń umożliwiających ich sprawne działanie, niezbędne szkolenia wdrożeniowe dla pracowników i radnych oraz materiały instruktażowe dla klientów. Czas wdrożeń, po trwającej prawie rok procedurze oceny wniosków, który zakończyliśmy na wysokiej drugiej pozycji listy rankingowej, zacznie się niebawem. Jesteśmy już po rozstrzygnięciu postępowań przetargowych na wszystkie cztery części zamówienia. Największa z nich, która dotknie „serca” Urzędu – elektroniczny obieg dokumentacji, systemy dziedzinowe pozwalające elektronicznie „objąć” zakres spraw m.in. z dziedziny podatków i opłat, w tym opłaty za śmieci, ewidencji ludności, nieruchomości, zagospodarowania przestrzennego, została sformalizowana podpisaniem umowy w dniu 14 maja 2018 r. To od tego momentu rozpoczną się wdrożenia, które z całą pewnością obejmą cały czas wakacji.

Drugim programem, nie angażującym w żadnym stopniu środków z budżetu gminy Rokietnica, jest tzw. POWER czyli Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, wdrażany przez Ministerstwo Cyfryzacji. W jego ramach, w projekcie partnerskim „E-urzędy w powiatach poznańskim i gnieźnieńskim”, realizowanym wspólnie z gminami Czerwonak, Gniezno, Kłecko i Murowana Goślina, usprawnimy działanie systemów informatycznych do obsługi podatków i opłat, zyskamy oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami, narzędzie umożliwiające badanie satysfakcji naszych klientów, otrzymamy sprzęt komputerowy (4 zestawy z oprogramowaniem) i pracujące z nim urządzenia, które w sposób pełny pozwolą prowadzić już działający w naszym Urzędzie Punkt Potwierdzania Profilu Zaufany. Ważną wartością tego projektu jest także możliwość przeszkolenia 27 urzędników. Doskonalenie ich kompetencji przebiegać będzie w  6 blokowych cyklach tematycznych. Wartość projektu to prawie 1 mln zł, z czego dofinansowanie to ponad 840 tys. zł. Wkład własny każdej gminy to wartość otrzymywanych wynagrodzeń w ramach istniejących stosunków pracy. Realizacja tego projektu trwać będzie do I półrocza 2019 r.

  • Co zyska nasz klient?
  • e-BOI, podgląd spraw, e-decyzje, e-płatność, e-formularze, e-konsultacje

Dla naszych klientów, w tym przede wszystkim mieszkańców gminy Rokietnica, najważniejszy jest cel i skutek tych zmian czyli to, w jakim stopniu ułatwią i usprawnią one ich kontakt z administracją. Pierwszą ważną wartością będzie możliwość załatwienia wielu spraw bez wychodzenia z domu za pośrednictwem Internetu. Podstawowy i niezbędny warunek, który musi spełnić każdy z naszych klientów to posiadanie profilu zaufanego – czyli unikatowego podpisu „e”, stanowiącego weryfikowany przez system ciąg informacji o każdym z nas, „zamknięty” w konfiguracji znaków. To nic innego jak zastąpienie podpisu składanego przez nas „fizycznie” na papierze wersją elektroniczną. Złożenie wniosku o założenie profilu odbywa się za pomocą strony internetowej: https://pz.gov.pl/pz/index. Jego „aktywacja” czyli potwierdzenie, może nastąpić np. poprzez odwiedzenie działającego także w naszym Urzędzie Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego. Uzyskany 8 lutego 2018 r. certyfikat pozwolił nam do dnia dzisiejszego potwierdzić już 66 profili!

Każdy klient zidentyfikowany przez nasz system dzięki profilowi zaufany, będzie miał możliwość „wejścia” do Urzędu poprzez Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta dostępne bezpośrednio poprzez stronę startową www.rokietnica.pl. To nic innego jak „okno” kontaktowe, przez które złożyć będzie można np. deklarację podatkową, śledzić co dzieje się z nią dalej, sprawdzić czy wydana została decyzja, otrzymać ją wersji elektronicznej i wręczcie dokonać zapłaty nałożonego nią zobowiązania poprzez system płatności elektronicznych – także ratalnie. Tą sama drogą uiścić będzie można również „opłatę śmieciową”. Każdy sprawdzi także jak wygląda jego podatkowe konto: co już uiścił lub z czym zalega. Będzie miał także możliwość złożyć elektroniczny wniosek o wydanie zaświadczenia, zapłacić związaną z nim opłatę skarbową, sprawdzić status załatwianej sprawy. Dodatkowo to nowe elektroniczne okno kontaktowe będzie umożliwiało przekierowanie do ogólnokrajowych portali publicznych np. obsługujących świadczenia 500+, dowody osobiste czy ZUS.

Łączność z platformą ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) umożliwi także stworzenie i udostępnienie tzw e-formularzy. To nic innego jak dotychczas działające na naszej stronie internetowej wnioski związane z kartami usług publicznych z tą jednak zasadniczą różnicą, że dzięki wdrożonemu rozwiązaniu, nastąpi ich częściowe automatyczne wypełnienie (walidacja dzięki danym PESEL), a po dopisaniu pozostałych danych będzie można „złożyć” je do Urzędu elektronicznie – bez wychodzenia z domu. Z kolei wprowadzony po naszej stronie system, skieruje dzięki specjalnej skrzynce (ESP) formularz bezpośrednio na biurko urzędnika, który prowadzić będzie daną sprawę. Jeśli nasz klient, składając stosowne oświadczenie, zdecyduje się na pełną ścieżkę elektroniczną – otrzymanie odpowiedzi, pisma, zaświadczenia, decyzji nastąpi na jego konto na ePUAP. Wszystko bez ograniczeń związanych z godzinami otwarcia Urzędu, czy pośrednictwa poczty.

Uzupełnieniem całego pakietu „e” będzie możliwość prowadzenia konsultacji droga elektroniczną. Dzięki temu narzędziu poddawane społecznej opinii projekty, dokumenty, plany, strategie, rozwiązania, czy prośby o udział w badaniu ankietowym można będzie oceniać, komentować i wypełniać  on-line, zaś Urząd otrzymywać będzie wstępny, podsumowujący raport wyników.

  • E-sesja

Zwiększenie udziału obywateli w życiu publicznym wprowadzone ustawą z dnia 11 stycznia 2018 r. nakłada na samorządy m.in. wdrożenie głosowania przez radnych z wykorzystaniem urządzeń elektronicznych, prowadzenie transmisji on-line z obrad sesji oraz dokonywanie z nich nagrań w formie obrazu i dźwięku. Cieszy nas fakt, że wywiązanie się z tego obowiązku będzie możliwe także dzięki realizowanemu projektowi. Jedno z zadań bowiem, poprzez odpowiednie oprogramowanie, pozwoli usprawnić obsługę posiedzeń rady, zastąpić żmudne pisanie protokołów odpowiednio opisanym udostępnianiem nagrań i publikować wyniki głosowań – oczywiście już prowadzone na tabletach. Wprawdzie nowe przepisy są obligatoryjne dla radnych nowej kadencji, niemniej jednak w Rokietnicy narzędzie to zacznie działać niebawem. Głosowanie elektroniczne wdrażamy już na sesji w maju.

  • Budynek C Urzędu – nowa „miejscówka” z przestronną salą obsługi i bez architektonicznych barier

30 kwietnia 2018 r. nasz Urząd przejął zakupiony przez Gminę Rokietnica budynek znany wielu naszym mieszkańcom ze swojej dotychczasowej funkcji. W działającym dotąd w tym miejscu banku, uruchomimy nowe Biuro Obsługi Interesanta, przeniesiemy Urząd Stanu Cywilnego, dział ewidencji ludności i dowodów osobistych. Takie rozwiązanie, dzięki likwidacji bariery schodów, pozwoli zniwelować największą naszą niedogodność – utrudnienie architektoniczne dla niepełnosprawnych i osób z małymi dziećmi. Budynek C, bo tak identyfikować będziemy trzeci z całego kompleksu obiekt Urzędu Gminy Rokietnica, zapewni wszystkim klientom właściwy standard obsługi –  pozwoli uniknąć dotkliwego dotąd tłoczenia się w niezbyt przestronnych przestrzeniach, udostępni kącik dla dzieci, toaletę dostosowaną dla niepełnosprawnych, punkt informacyjny w formie kiosku multimedialnego, zakupionego także w ramach realizowanego projektu ze wsparciem unijnym, da możliwość rozpropagowania usług świadczonych elektronicznie. To tu także docelowo przeniesione zostaną urządzenia serwerowe, działać będzie nasz Punkt Potwierdzania Profilu Zaufany, udostępniany będzie pełen instruktaż korzystania z platformy ePUAP. Wreszcie spokojnie, w bardziej przyjaznych warunkach, będzie można załatwić sprawy meldunkowe, złożyć wniosek o dowód osobisty, a nawet wziąć kameralny ślub cywilny.

W dotychczasowej lokalizacji Biura Obsługi Interesanta i USC w budynku A działać będzie Referat Inwestycji i infrastruktury, stłoczony dotąd w dwóch małych pokojach.

Ważną informacją jest także przeniesienie Ośrodka Pomocy Społecznej do budynku po bibliotece gminnej oraz przygotowanie w zajmowanych dotychczas przez OPS pomieszczeniach w budynku B salki posiedzeń dla komisji Rady Gminy, biura Przewodniczącego Rady oraz miejsca dyżurów dla radnych.

Celem przedstawionych zmian jest także poprawa komfortu pracy urzędników. Cała załoga tak UG, jak i OPS, po prostu na to zasługuje.

Obecnie w budynku C i w nowej lokalizacji OPS trwa remont adaptacyjny. Udostępnienie pomieszczeń klientom planujemy od lipca 2018.

Danuta Potrawiak
Sekretarz Gminy Rokietnica

Mapa – wyszukiwanie adresów

NEWSLETTER

Dowiedz się pierwszy o nadchodzących imprezach kulturalnych
i wydarzeniach z życia Gminy Rokietnica!